beheer-card

Digibeet en een Apple apparaat in huis?

Heb je zelf een Apple apparaat gekocht of gekregen, maar ben je ‘digibeet’ en weet je niet waar te beginnen? Of heb je iemand een Apple apparaat gegeven die hier totaal onbekend mee is, bijvoorbeeld een grootouder?

Allereerst gefeliciteerd met de keuze om een apparaat te gaan gebruiken dat juist heel geschikt is voor iemand die ‘niet veel met computers heeft’ of zichzelf ‘digibeet’ noemt.
De besturingssystemen die Apple gebruikt zijn juist uitermate geschikt en intuïtief in gebruik.

Achter de schermen kom je met Apple nauwelijks, je werkt altijd in een gemakkelijk te begrijpen interface. Maar eerst zul je het apparaat moeten instellen en bedenken waar je het apparaat voor gaat gebruiken, zodat je kunt zoeken naar Apps (programma’s) je kunt gebruiken.

Hoe te starten?

Zorg dat je met een leeg apparaat begint. Alle informatie verdwijnt dan van het apparaat.
Ga naar de App ‘Instellingen’, klik op ‘Algemeen’, kies vervolgens voor ‘Stel opnieuw in’, ‘Wis alle inhoud en instellingen’.
Maak een nieuw iCloud account aan of voeg het apparaat toe aan een bestaande iCloud als de eigenaar al een iCloud account heeft.

Wachtwoord vergeten?

Als het wachtwoord niet bekend is, ga je op een ander iOS apparaat naar ‘Instellingen’, ‘iCloud naam’ en kies voor ‘Wijzig wachtwoord’. Volg vervolgens de stappen, er wordt nog wel om een toegangscode van het apparaat gevraagd.

Op een Mac ga je naar het Apple menu linksboven, dan ‘Systeemvoorkeuren’ en rechtsboven op ‘Apple ID’. Kies dan ‘Wachtwoord en beveiliging’. Als het wachtwoord gevraagd wordt, kun je klikken op ‘Apple ID of wachtwoord vergeten?’ en volg de verdere instructies.

Lezen en zien

Zet bijvoorbeeld bij ‘Instellingen’, ‘Toegankelijkheid’ het lettertype groter bij ‘Weergave en Tekstgrootte’. Ook kun je hier de tekst vetter maken, de kleuren aanpassen en bijvoobeeld de lichtintensiteit van het beeldscherm aanpassen.

Bellen, facetimen en berichten sturen

In de contactlijst kunnen directe familieleden of vrienden gemarkeerd worden als ‘Favoriet’, dan kan er gemakkelijker contact gelegd worden naar deze mensen.

Apps installeren, verplaatsen of verwijderen

Via de ‘Appstore’ kan gezocht worden naar programmas om te installeren. Sommigen kosten geld, anderen zijn gratis of hebben een mogelijkheid om in het programma zelf aankopen te doen. Dit staat er altijd bij. Na het installeren zal er een icoontje op het scherm komen van dit programma, de App.
Deze kun je ook verplaatsen of in een map bij soortgelijke programma’s zetten door er lang op te drukken tot dat alle icoontjes gaan ‘bibberen’. Als ze eenmaal ‘bibberen’, dan kun je elk icoontje één voor één op een andere plek ‘slepen’. Als je er mee bovenop een ander icoontje gaat staan, komen ze samen in een map. Deze map kun je dan een naam geven.
Om een App te verwijderen, klik je op het kruisje dat ontstaat bij het ‘bibberen’.

Veiligheid

Zorg wel dat er een toegangscode op het apparaat zit die niet kan worden vergeten.
Bij de meeste apparaten kan ook een Touch ID of Face ID geïnstalleerd worden bij ‘Instellingen’. Dit heeft wel de voorkeur, want dat is een stuk veiliger dan alleen een code te gebruiken.

Software updates besturingssysteem en Apps

Regelmatig komt er een update voor de software op je apparaat, maar er zijn ook updates voor de Apps op je apparaat. Zodra zo’n update beschikbaar is, zie je een cijfer boven het icoon van de ‘Appstore’ of bij ‘Instellingen’.
Zorg ervoor dat je een goede Internetverbinding hebt, voordat je gaat updaten.
Als je een update van het besturingssysteem gaat downloaden, leg dan je apparaat aan de oplader. Het kan even duren voordat het apparaat weer gebruikt kan worden. Zie ook ons artikel over updaten.

Veel gebruikers hebben de beleving dat alle data die ze in de Cloud plaatsen per definitie veilig is. Een van de diensten waar dit voor geldt is Microsoft 365. In de praktijk blijken hier echter nogal wat haken en ogen aan te zitten. We zullen deze in een tweetal artikelen uitgebreid uiteen zetten. Vandaag het eerste deel.

Backups, recycle bin & versioning

Microsoft 365 kent in totaal een 4-tal methodes om data veilig te stellen:
• De backup die Microsoft zelf maakt;
• Het Recycle bin proces;
• Retentie;
• Versioning.
In het verleden kende Microsoft ook nog de mogelijkheid van Holds. Deze zijn echter vervangen door de retentie policies. Om die reden worden de Holds in dit artikel dan ook niet verder behandeld.

Backups

Microsoft heeft het backup proces primair ingeregeld om zelf te kunnen gebruiken in geval van een calamiteit. Microsoft geeft aan elke 12 uur een backup te maken en een retentie periode aan te houden van 14 dagen.
Zoals aangegeven is de backup ingeregeld voor disaster recovery doeleinden en hierdoor is het alleen mogelijk om complete omgevingen te kunnen terugzetten. Het is dan ook niet mogelijk om zogenaamde bricklevel restores te kunnen uitvoeren van bijvoorbeeld een individuele mailbox of een mailbox item.
Restores moeten worden aangevraagd via de support afdeling van Microsoft. Nadeel hiervan is dat je geen controle hebt over het moment waarop de restore daadwerkelijk wordt uitgevoerd. Verder zijn er kosten verbonden aan deze restores.

Recycle bin proces

Wanneer data wordt weggegooid wordt deze opgeslagen in de recycle bin. Naast de standaard recycle bin kent Microsoft 365 zowel voor mail als voor Sharepoint nog een tweede recycle bin waar de data wordt opgeslagen wanneer deze uit de primaire recycle bin wordt verwijderd. Alhoewel het idee bij zowel mail als Sharepoint hetzelfde is, is er toch een verschil in de exacte werking. Om die reden hebben we het proces van beide hieronder kort beschreven.

Mail

Het proces voor mail ziet er als volgt uit:
1. De gebruiker verwijdert data;
2. Het item wordt opgeslagen in de ‘deleted items’ folder. In principe kan een item daar voor een onbepaalde tijd blijven staan;
3. Wanneer data wordt verwijderd uit ‘deleted items’ wordt deze naar de 2e recycle bin ofwel de ‘recoverable items’ verplaatst. Hier blijft de data maximaal 30 dagen in staan;
4. Na 30 dagen wordt de data definitief verwijderd.

Sharepoint

Bij Sharepoint ziet het proces er als volgt uit:
1. De gebruiker verwijdert data;
2. De data wordt verplaatst naar de ‘First-stage recycle bin’, ook wel de ‘Site recycle bin’ genoemd;
3. Wanneer de data verwijderd wordt uit de ‘First-stage recycle bin’ wordt deze verplaatst naar de ‘Second-stage recycle bin’ welke ook wel ‘Site collection recycle bin’ genoemd wordt;
4. In alle gevallen wordt de data permanent verwijderd na 93 dagen nadat de data voor het eerst in de ‘First-stage recycle bin’ geplaatst is. Het maak hierbij niet uit in welke recycle bin de data op dat moment staat. Verwijderde data wordt binnen Sharepoint dus voor maar maximaal 93 dagen bewaard.

Retentie

Binnen de Microsoft 365 abonnementen E3, E5 en Exchange online is het mogelijk om gebruik te maken van retentie. Microsoft heeft retentie geïntroduceerd om een tweetal redenen:
• Data voor een bepaalde periode bewaren;
• Data na een bepaalde periode verwijderen.
Aangezien deze elementen strijdig aan elkaar kunnen zijn gelden een aantal regels met betrekking tot retentie:

Ook bij retentie is er een verschil in de werking tussen mail en Sharepoint. Hieronder zijn deze los beschreven:
Mail
Het retentieproces voor mail ziet er als volgt uit:
• Items worden bij het verwijderen uit de ‘deleted items’ folder verplaatst naar de ‘recoverable items’ folder;
• Periodiek draait er een proces welke controleert of items voldoen aan de ingestelde retentie policy. Als dit niet het geval is worden items definitief verwijderd. Als dit wel het geval is blijven de items in de ‘recoverable items’ folder staan.

Sharepoint
Zoals aangegeven is het retentieproces in Sharepoint anders en afhankelijk of de data al bestaat op het moment dat de retentie policy wordt aangemaakt.
Op het moment dat de data al bestaat bij het aanmaken van de retentiepolicy wordt er een versie van de data weggeschreven op een van de volgende momenten:
• Op het moment dat de eerste wijziging wordt doorgevoerd in het document nadat de retentie policy is aangemaakt. De versie van voor de wijziging wordt weggeschreven naar de ‘Preservation Hold Library’;
• Op het moment dat de data wordt verwijderd.

Het is belangrijk om te realiseren dat retentie maar 1 versie oplevert van de data. Wanneer je meerdere versies van een bestand wil bewaren, dien je gebruik te maken van versioning.
Meer over versioning in deel twee van dit artikel welke volgende week verschijnt. In deel twee zullen we ook ingaan op de mogelijkheden om data te kunnen recoveren en zullen we uitgebreid stil staan bij de toegevoegde waarde van 3rd party backup tools voor Microsoft 365.

Bekijk ook ons webinar over Microsoft 365 & back-ups

Of kijk op onze Microsoft 365 pagina voor meer tariefinformatie.